Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Okan Özkul, Max-Eyth-Straße 17, 71116 Gärtringen, Deutschland
E-Mail: info@beraterantrag.de · Telefon: +49 176 344 633 28

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor, denn es sind nicht mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.

2. Zwei Rollen, bitte auseinanderhalten

Für die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Ansprechpartner sind wir Verantwortlicher: Sie schließen einen Vertrag mit uns, und wir verarbeiten diese Daten, um ihn zu erfüllen.

Für die Daten, die Sie in das Portal eintragen (Ihre Beraterinnen und Berater, Ihre eigenen Kundinnen und Kunden, deren Förderanträge), bleiben Sie der Verantwortliche. Wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Einzelheiten stehen in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung). Wir sehen diese Daten nicht zu eigenen Zwecken an, geben sie nicht weiter und nutzen sie nicht für eigene Auswertungen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Bei der Registrierung Ihres Unternehmens

Firmenname, Vor- und Nachname der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer sowie ein Passwort, das ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash gespeichert wird. Die E-Mail-Adresse ist zugleich Ihr Anmeldename. Zusätzlich vergeben wir für Ihr Unternehmen eine interne Sammeladresse, damit Schriftverkehr Ihrem Vorgang zugeordnet werden kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen). Ohne diese Angaben kann kein Konto angelegt und kein Vertrag geschlossen werden.

b) Für die Registrierung Ihres Unternehmens beim BAFA

Angaben zu Ihrer Geschäftsführung einschließlich Geburtsdatum und Beteiligungsquote, Angaben zu Qualifikation, Tätigkeitsfeld und Referenzen, Ihre Antworten aus dem Registrierungs-Wizard sowie hochgeladene Nachweise. Aus diesen Angaben erzeugen wir die Unterlagen, die beim BAFA einzureichen sind. Haben Sie uns Ihre Zugangsdaten zum BAFA-Portal genannt, speichern wir auch diese, weil sie zur Antragstellung in Ihrem Namen gebraucht werden. Ihr Portal-Passwort speichern wir verschlüsselt; es wird nur dann lesbar gemacht, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter es für die Anmeldung im Portal ausdrücklich abruft, und jeder Abruf wird protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c) Daten Ihrer Beraterinnen und Berater

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Lebenslauf, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie der Meldestatus beim BAFA. Diese Angaben verlangt das BAFA für die Meldung von Beratern; das Geburtsdatum dient der eindeutigen Zuordnung. Legen Sie einem Berater einen eigenen Portalzugang an, kommen ein Passwort-Hash und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung hinzu. Von der Anmeldung speichern wir nur diesen einen Zeitpunkt, der bei jeder Anmeldung überschrieben wird, also keinen Verlauf, keine IP-Adresse und keine Angaben zum Gerät. Er dient allein Ihnen: Sie sollen erkennen können, ob ein vergebener Zugang überhaupt genutzt wird. Mit dem Zugang wird er gelöscht.

d) Daten Ihrer Kundinnen und Kunden

Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Anschrift, Branche, Ihre Notizen sowie die Förderanträge samt Dokumenten, Summen und Status.

e) Zahlungsdaten

Ihre gewählte Zahlungsweise, der Zahlungsstatus und die Kennnummern, unter denen Sie bei unserem Zahlungsdienstleister und in unserer Buchhaltung geführt werden. Ihre Bankverbindung und Ihre Kartendaten erreichen uns nicht. Sie geben sie direkt beim Zahlungsdienstleister ein, und wir bekommen sie nicht zu sehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

4. Beim bloßen Aufruf der Seiten

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein, binden keine Social-Media-Bausteine ein und laden keine Schriften oder Skripte von fremden Servern. Die verwendeten Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.

Unser Webserver verarbeitet die technisch notwendigen Verbindungsdaten. Ein dauerhaftes Zugriffsprotokoll führen wir nicht; im Fehlerprotokoll können IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse erscheinen. Diese Einträge werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Meldet Ihr Browser einen Anzeigefehler, protokollieren wir zusätzlich die Fehlermeldung und die Browserkennung, jedoch ohne IP-Adresse. Eine Ausnahme: Geben Sie eine kostenpflichtige Bestellung auf Rechnung auf, speichern wir die IP-Adresse dieser Bestellung dauerhaft bei Ihrem Auftrag. Näheres im Abschnitt „Prüfung Ihrer Bestellung“.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind im Einzelnen: die Abwehr automatisierter Anmelde- und Registrierungsversuche auf fremde Konten, die Aufklärung von Zustellproblemen bei ausbleibenden E-Mails und das Auffinden von Anzeigefehlern, die uns sonst niemand meldet. Ein weitergehendes Interesse verfolgen wir nicht, etwa an Reichweitenmessung oder an der Auswertung des Nutzungsverhaltens.

5. Anfragen über das Kontaktformular

Auf der Startseite und auf der Seite „Weitere Förderungen“ können Sie uns ohne Anmeldung eine Anfrage schicken. Dabei verarbeiten wir die Angaben, die Sie in das Formular eintragen: Thema, Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und freiwillig Ihre Telefonnummer. Dazu kommt der Zeitpunkt und die Angabe, von welcher der beiden Seiten die Anfrage stammt.

Ihre Anfrage wird an unser Postfach info@beraterantrag.de gesendet und zusätzlich in unserer Datenbank auf unserem eigenen Server gespeichert. Die Speicherung ist eine Ausfallsicherung: Scheitert der Versand der E-Mail, ginge Ihre Anfrage sonst verloren, ohne dass es jemandem auffiele.

Wir speichern Ihre IP-Adresse nicht. Um zu verhindern, dass das Formular für den massenhaften Versand von Nachrichten missbraucht wird, zählen wir lediglich im Arbeitsspeicher, wie viele Anfragen von einem Anschluss eingehen; dieser Zähler wird nicht gespeichert und ist nach einem Neustart des Dienstes verschwunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und dient der Vorbereitung eines möglichen Vertrags. Für die freiwillige Telefonnummer stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zügige Rückmeldung auf dem von Ihnen gewünschten Weg). Eine Einwilligung holen wir nicht ein, denn sie wäre hier nicht die tragende Rechtsgrundlage. Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist, ohne weiteres jedoch spätestens nach zwölf Monaten.

6. Prüfung Ihrer Bestellung

Bestellen Sie kostenpflichtig auf Rechnung, prüfen wir die von Ihnen angegebenen Unternehmensdaten, bevor wir die gebuchten Bereiche freischalten. Wir wollen damit verhindern, dass unter erfundenen Angaben bestellt wird, denn bei dieser Zahlungsweise erhalten Sie den Zugang, bevor eine Zahlung erfolgt ist.

Dabei verarbeiten wir die Angaben aus Ihrem Konto (Firmierung, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Handelsregisternummer, Rechnungsanschrift), die bestellten Bereiche und die IP-Adresse, von der die Bestellung ausgeht. Aus der IP-Adresse ermitteln wir zusätzlich das Land der Bestellung, und zwar auf unserem eigenen Server anhand einer hinterlegten Zuordnungsdatei, ohne Abfrage bei Dritten und nur auf Landesebene, nicht auf Ort oder Anschrift. Zur Einschätzung setzen wir ein KI-System von Anthropic ein; übermittelt werden dabei Ihre Unternehmensangaben, die bestellten Bereiche und ein kurzer Herkunftshinweis (Land, Name des Anschlusses, Anzahl weiterer Konten mit derselben Adresse). Ihre IP-Adresse selbst wird nicht übermittelt. Sie verlässt unseren Server nicht.

Bestellungen aus Ländern außerhalb von Deutschland, Österreich und der Schweiz legen wir stets einem Menschen zur Prüfung vor. Das ist keine Ablehnung: Es wird entschieden, nicht abgewiesen.

Fällt die Prüfung auffällig aus oder ist sie technisch nicht möglich, entscheidet ein Mensch über Ihre Bestellung. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die IP-Adresse Ihrer Bestellung und das daraus ermittelte Land löschen wir sechs Monate nach der Prüfung. Das Ergebnis der Prüfung und der Zeitpunkt einer Freigabe bleiben als Nachweis zu Ihrem Auftrag bestehen.

Die Zuordnung von IP-Adressbereichen zu Ländern stammt aus der frei verfügbaren Datenbank IP Geolocation by DB-IP (db-ip.com), verwendet unter der Lizenz CC BY 4.0. Die Datei liegt auf unserem Server; es findet keine Abfrage bei DB-IP statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Prüfung im Rahmen des Vertragsschlusses und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Speicherung der IP-Adresse. Unser berechtigtes Interesse ist die Abwehr missbräuchlicher Bestellungen. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

7. Prüfung und Recherche öffentlicher Webseiten

Im internen Verwaltungsbereich können wir eine Webadresse eintragen und prüfen lassen, ob die dort angebotene Dienstleistung eine nach dem BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ förderfähige Beratung sein kann. Unser Server ruft dazu die Seite ab und übermittelt ihren sichtbaren Text — auf 12 000 Zeichen gekürzt — zur Einschätzung an Anthropic.

Verarbeitet wird dabei ausschließlich, was auf der Seite öffentlich steht; enthält sie ein Impressum, sind darin regelmäßig Namen genannt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, kein Beratungsunternehmen aufzunehmen, dessen Leistung von vornherein nicht förderfähig ist.

Gespeichert wird nichts. Weder die Adresse noch der Text noch das Ergebnis gehen in unsere Datenbank; das Ergebnis steht im geöffneten Fenster und ist mit dem Schließen fort.

Ebenfalls im internen Verwaltungsbereich tragen wir Unternehmensberatungen zusammen, die auf ihrer eigenen Webseite BAFA-geförderte Beratung anbieten. Die Suche selbst führen wir mit einem KI-Dienst in einem eigenen Konto außerhalb dieses Werkzeugs durch; in das Werkzeug gelangt nur das Ergebnis — als Datei oder als eingefügter Text. Eine Übermittlung an Anthropic findet dabei nicht statt. Verarbeitet werden Name, Schwerpunkt, Geschäftsführung, Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Öffnungszeiten — ausschließlich Angaben, die die Unternehmen selbst öffentlich zugänglich machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, Beratungsunternehmen als Kunden anzusprechen.

Dauerhaft gespeichert wird nur, was wir in unsere Kontaktliste übernehmen. Die eingelesene Liste steht bis dahin allein im Browserspeicher des geöffneten Reiters und ist mit ihm fort. Wer auf diesem Weg in die Kontaktliste aufgenommen wird, erhält die Informationen nach Art. 14 DSGVO spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme.

Wie lange ein Eintrag bleibt. Einen Eintrag in unserer Kontaktliste löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt mit dem Unternehmen. Wird das Unternehmen vorher unser Kunde, löschen wir den Eintrag, sobald es sich bei uns registriert hat.

Abmeldung von unseren E-Mails. Unten in den E-Mails, die wir Unternehmen aus dieser Kontaktliste schicken, steht ein Link zur Seite beraterantrag.de/abmelden. Tragen Sie dort Ihre E-Mail-Adresse ein, speichern wir sie mit dem Zeitpunkt, allein damit sie keine E-Mail mehr von uns bekommt. Sie bleibt gespeichert, solange wir Unternehmen ansprechen; ohne sie wüssten wir nicht, wem wir nicht mehr schreiben dürfen. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht; gegen massenhafte Eintragungen zählen wir nur im Arbeitsspeicher, wie viele von einem Anschluss kommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Nur so können wir Ihren Widerspruch gegen Werbung (Art. 21 Abs. 3 DSGVO) auf Dauer beachten.

Sagen Sie uns am Telefon, dass Sie nicht mehr kontaktiert werden möchten, vermerken wir das in unserer Kontaktliste mit dem Tag und, wenn Sie ihn nennen, Ihrem Namen. Der Vermerk bleibt, solange wir Unternehmen ansprechen, aus demselben Grund und auf derselben Rechtsgrundlage.

8. Cookies und lokaler Speicher

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung: ein Sitzungs-Cookie, das Sie angemeldet hält, und zwei Cookies, die den Anmeldevorgang gegen Fälschungen absichern. Sie enthalten keine Werbekennungen und werden nicht ausgewertet. Das Sitzungs-Cookie gilt längstens 30 Tage und erlischt mit der Abmeldung.

Auf den öffentlichen Seiten weist Sie eine Leiste am unteren Rand darauf hin. Treffen Sie dort eine Entscheidung, legen wir sie im lokalen Speicher Ihres Browsers ab, unter dem Namen beraterantrag-cookies. Darin steht nur, welche Zwecke Sie freigegeben haben, dazu der Zeitpunkt. Dieser Eintrag verlässt Ihr Gerät nicht und erreicht uns nicht. Er verfällt nicht von selbst und bleibt, bis Sie ihn löschen oder Ihre Auswahl ändern. Ohne ihn erschiene die Leiste bei jedem Aufruf erneut.

Neben den notwendigen Cookies können Sie vier weitere Zwecke freigeben: funktionale Cookies, Statistik, Marketing und externe Medien. Derzeit ist keiner dieser Zwecke im Einsatz; wir setzen also nichts, was über das technisch Notwendige hinausgeht. Ihre Auswahl können Sie jederzeit ändern oder widerrufen, und zwar genauso leicht, wie Sie sie getroffen haben: über den Verweis „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der öffentlichen Seiten.

Unabhängig davon können Sie Cookies und den lokalen Speicher in Ihrem Browser jederzeit selbst löschen und das Setzen von Cookies einschränken. Beides steht in den Einstellungen Ihres Browsers, meist unter „Datenschutz“ oder „Website-Daten“. Löschen Sie das Sitzungs-Cookie, werden Sie abgemeldet.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für unbedingt erforderliche Cookies ist keine Einwilligung nötig. Das gilt auch für den Eintrag mit Ihrer Entscheidung: Er ist die Voraussetzung dafür, dass wir sie beachten können. Sobald wir einen einwilligungspflichtigen Zweck einsetzen, holen wir Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG ein, und Sie können sie über dieselbe Leiste ablehnen.

9. An wen wir Daten weitergeben

Wir geben Daten nur weiter, soweit es zur Erbringung der Leistung nötig ist. Mit den nachstehenden Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, soweit sie in unserem Auftrag tätig werden.

Datenbank und hochgeladene Dokumente liegen auf unserem eigenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland; ein Cloud-Dienst wird dafür nicht genutzt. Der Weg dorthin führt seit dem 4. September 2026 über den vorgeschalteten Netzdienst Cloudflare (siehe die Tabelle oben) — gespeichert werden Datenbank und Dokumente weiterhin ausschließlich hier. Was darüber hinaus an einzelne Dienstleister übermittelt wird, steht dort ebenfalls. Behörden gegenüber offenbaren wir Daten nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Übermittlung in Drittländer

Stripe, Microsoft, Anthropic, Sentry und Cloudflare gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den Vereinigten Staaten; eine Verarbeitung dort ist nicht ausgeschlossen. Die Fehlermeldungen an Sentry werden in dessen europäischer Datenregion gespeichert; Aufrufe unserer Seiten aus Deutschland werden von Cloudflare am Standort Frankfurt am Main bedient. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023 (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795) nach Art. 45 DSGVO.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage an info@beraterantrag.de zur Verfügung; ihr Wortlaut ist außerdem im Amtsblatt der Europäischen Union unter EUR-Lex veröffentlicht.

11. Wie lange wir speichern

Ihre Konto- und Vorgangsdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Danach löschen wir sie, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach Handels- und Steuerrecht acht Jahre auf; Unterlagen, die zu einem Förderantrag gehören, so lange, wie es das Förderverfahren verlangt.

Sicherungskopien der Datenbank und der Dokumente bewahren wir 14 Tage auf; sie sind verschlüsselt gespeichert. Eine Löschung wirkt sich dort erst nach Ablauf dieser Frist aus. Eine verschlüsselte Kopie jeder Sicherung liegt außerdem bei Cloudflare in einem Speicher in der EU; sie ist dort 30 Tage gegen Löschen gesperrt und wird nach 31 Tagen gelöscht. Serverprotokolle werden nach sieben Tagen gelöscht. Die IP-Adresse einer Bestellung auf Rechnung und das daraus ermittelte Land löschen wir sechs Monate nach der Prüfung.

Zusätzlich halten wir eine verschlüsselte Sicherung außerhalb des Servers vor und bewahren sie zehn Jahre auf, also so lange, wie uns die längste handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht bindet. Diese Kopie dient allein der Wiederherstellung nach einem Ausfall und wird nicht ausgewertet. Eine Löschung erreicht sie deshalb nicht sofort; müssen wir jemals aus ihr wiederherstellen, vollziehen wir zwischenzeitlich ausgeführte Löschungen erneut.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. E-Mails, mit denen wir Ihr Unternehmen als Kunden ansprechen, bestellen Sie jederzeit über beraterantrag.de/abmelden ab.

Wenden Sie sich dafür formlos an info@beraterantrag.de.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13. Keine automatisierte Entscheidung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir setzen an zwei Stellen ein KI-System ein, und an keiner von beiden entscheidet es allein über Sie.

Beim QM-Nachweis formuliert es Textpassagen. Über Ihren Antrag entscheidet damit nichts und niemand automatisch; die erzeugten Texte sind ein Vorschlag, den Sie vor dem Einreichen prüfen und ändern können.

Bei der Prüfung Ihrer Bestellung auf Rechnung schätzt es ein, ob die angegebenen Unternehmensdaten plausibel sind. Fällt diese Einschätzung zu Ihren Gunsten aus, wird Ihre Bestellung wie jede andere ausgeführt. Fällt sie auffällig aus oder ist die Prüfung technisch nicht möglich, wird Ihre Bestellung einem Menschen vorgelegt, der über sie entscheidet. Dasselbe gilt für Bestellungen aus Ländern außerhalb von Deutschland, Österreich und der Schweiz; auch sie werden vorgelegt, nicht abgewiesen. Eine ablehnende Entscheidung trifft das System also nie allein.

14. Sicherheit

Die Verbindung zu unseren Seiten ist durchgehend verschlüsselt. Passwörter speichern wir ausschließlich als Hash, Zugangslinks für Passwortzurücksetzung nur in gehashter Form und mit begrenzter Gültigkeit. Anmeldung, Registrierung und Passwortzurücksetzung sind gegen automatisierte Versuche gedrosselt; dafür wird Ihre IP-Adresse für kurze Zeit im Arbeitsspeicher gehalten und nicht gespeichert.

15. Änderungen

Ändert sich die Anwendung, ändert sich diese Erklärung mit. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben.